Kurikan seurakunnan asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Kurikan seurakunta ylläpitää kuvausta tietovarannoistaan ja asiarekisteristään tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tavoitteena on antaa yleiskuva siitä, miten seurakunnan asiakirjat, tietovarannot ja tiedonhallinta on järjestetty.

Kuvaus auttaa myös asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikeisiin asiakirjoihin. Julkisuuslain (621/1999) mukaan tietopyyntö tulee yksilöidä riittävästi, ja viranomaisen velvollisuus on tarvittaessa auttaa pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tiedon luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukainen oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Kurikan seurakunnalle osoitetut tietopyynnöt pyydetään toimittamaan keskitetysti:

Sähköpostitse:
kurikan.seurakunta@evl.fi

Postitse:
Kurikan seurakunta
Kurikantie 21
61300 Kurikka

Puhelimitse:
06 451 0100 (vaihde)

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla maksullista. Maksut määräytyvät seurakunnan hyväksymän taksan mukaisesti.

Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö

Tietopyyntö kannattaa yksilöidä mahdollisimman tarkasti.

Hyödyllisiä tietoja ovat esimerkiksi:

• asiakirjan otsikko
• päivämäärä
• asiaa koskeva henkilö tai toimielin
• muu tunnistetieto

Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, eikä pyytäjän tarvitse kertoa käyttötarkoitusta. Pyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti sähköpostitse, kirjeitse tai suullisesti.

Salassa pidettävää asiakirjaa koskeva tietopyyntö

Asiakirja voi olla salassa pidettävä vain, jos siitä on säädetty laissa. Salassapidon perusteet löytyvät julkisuuslain 24 §:stä sekä erillislaeista, kuten sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädännöstä.

Jos asiakirjasta vain osa on salassa pidettävä, julkinen osa annetaan poistamalla salassa pidettävät tiedot.

Salassa pidettävää asiakirjaa pyydettäessä:

• pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus
• henkilöllisyys on todistettava
• seurakunta voi pyytää lisätietoja luovutusedellytysten arvioimiseksi

Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevasta asiakirjasta (asianosaisjulkisuus). Salassa pidettävää asiakirjaa koskeva tietopyyntö tulee tehdä kirjallisesti.

Jos tietoa ei voida luovuttaa, seurakunta perustelee päätöksen ja ilmoittaa lainkohdan, johon kielto perustuu. Pyytäjällä on oikeus saada asiasta muutoksenhakukelpoinen päätös.

Tietopyyntöjen käsittelyaika

• Julkinen asiakirja: tieto annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa.
• Laajempi tai erityistoimia vaativa pyyntö: viimeistään kuukauden kuluessa.
• Salassa pidettävien asiakirjojen käsittelyaika: enintään kuukausi.

Tieto voidaan luovuttaa sähköisesti, paperilla tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Kurikan seurakunnan tietovarannot

Tietovaranto tarkoittaa seurakunnan toiminnassa syntyvää tai käytettävää tietoaineistoa, jota käsitellään joko tietojärjestelmissä tai manuaalisesti. Henkilörekistereiden tietosuojaselosteet ovat saatavilla seurakunnasta ja verkkosivuilta.

Alla on kuvaus seurakunnan keskeisistä tietovarannoista ja niiden käyttötarkoituksista.

Asiarekisteri ja arkisto

Seurakunta ylläpitää asiarekisteriä tiedonhallintalain 25 §:n mukaisesti.

Rekisteriin tallennetaan:

• vireille tulleet asiat
• asian käsittelyvaiheet
• asiaan liittyvät asiakirjat

Asiarekisteri koostuu sähköisestä asianhallintajärjestelmästä ja paperiaineistoista. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa.

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: hallintoasioiden käsittely ja päätöksenteko.

Tietoja tallennetaan esimerkiksi:

• vireille saattamisesta
• asiakirjojen saapumis- ja laatimispäivistä
• toimielinten päätöksistä
• asian käsittelyvaiheista

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi otsikon, lähettäjän, laatijan tai päivämäärän perusteella.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: henkilöstöasioiden käsittely, kuten:

• palvelussuhdeasiat
• rekrytointi
• työhyvinvointi
• osaamisen kehittäminen

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi nimellä tai henkilötunnuksella.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: seurakunnan talouden hallinta.

Tietoja tallennetaan muun muassa:

• laskutuksesta
• toimittajista
• rahaliikenteestä
• matkalaskuista

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi asiakkaan tai toimittajan nimellä.

Hautauspalveluiden tietovaranto

Käyttötarkoitus: hautausmaiden hallinta.

Tietoja tallennetaan esimerkiksi:

• hautapaikoista
• vainajista
• hautaustiedoista
• haudanhoitosopimuksista
• hautakartoista

Tietoja voidaan hakea nimen tai hautapaikan perusteella.

Seurakuntatyön tietovaranto

Käyttötarkoitus: seurakunnan asiakastyön hallinta, kuten:

• diakonia
• sielunhoito
• perhetyö
• perheneuvonta

Tietoja voidaan hakea esimerkiksi henkilön nimen tai tapahtuman perusteella.

Tietoaineistojen avoin saatavuus

Kurikan seurakunnan tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimen teknisen rajapinnan kautta.